01Le défi
La saisie manuelle grugeait la journée. Les journées de pointe étaient les pires.
Les commandes B2B chez The Unscented Company arrivaient en PDF et par e-mail, dans le format choisi par le client. Une personne du service client devait lire chacune, trouver chaque SKU dans Odoo, transcrire les quantités, noter le fret et bâtir la commande ligne par ligne.
Le coût ne se mesurait pas seulement en heures. Il se mesurait sur les personnes.
Avant LevelOps, les commandes B2B étaient saisies manuellement ou avec des macros Excel. Le traitement manuel rendait la charge de travail très imprévisible, surtout les jours de grosses commandes qui prenaient énormément de temps. Les macros étaient un bon correctif à court terme, mais elles exigeaient des changements importants chaque fois qu’un client changeait le format de son BC.Service client, The Unscented Company
La saisie manuelle des commandes créait des défis majeurs : un processus chronophage, un taux d’erreur élevé et un effet négatif sur la motivation de notre équipe de service client. La nature répétitive de ces tâches rendait la rétention difficile.Fondatrice et PDG, The Unscented Company
- 1 à 3 heures par agent et par jour perdues en saisie manuelle
- Des journées de pointe qui bloquaient tout le reste
- Des macros qui cassaient chaque fois qu’un client changeait de format
- Une automatisation interne fragile exigeant une maintenance constante
- Du copier-coller répétitif mettant la rétention en jeu au service client
02La solution
Une IA externe qui s’adapte quand les formats de facture changent.
Quand l’équipe a rencontré LevelOps, le diagnostic était déjà posé. L’approche interne par macros avait atteint sa limite.
Le service client transfère les BC entrants à une adresse dédiée. LevelOps extrait les noms de produits, les quantités, les coordonnées du client et les notes de commande, quel que soit le format envoyé. Les données validées reviennent dans Odoo, prêtes pour revue. Quand un client change son gabarit le mois suivant, rien ne casse.
Le choix de l’équipe a été fait par logique, pas par enthousiasme. Le service client était le service le plus alourdi par le travail répétitif, et celui où l’impact pouvait se mesurer en heures par jour.
Ma rencontre avec LevelOps a confirmé que nous devions passer à une IA externe. Nous avons utilisé des macros, mais elles sont trop rigides ; chaque changement de format de facture exige une maintenance interne coûteuse en temps et en expertise. Pour croître sans ces contraintes techniques, LevelOps est la seule option viable.Fondatrice et PDG, The Unscented Company
Nous avons choisi LevelOps parce que c’est une solution intelligente, développée par une équipe avec un fort esprit produit, une cadence de développement rapide, une réelle ouverture à l’amélioration et un grand souci du détail. Contrairement aux macros, où les améliorations restent temporaires, l’IA permet des gains de productivité cumulés et une amélioration continue.Service client, The Unscented Company
- Une IA qui s’adapte à tout format de facture, sans reconstruire de gabarit
- S’intègre au flux Odoo existant, sans migration de système
- Le service client choisi délibérément comme premier terrain de l’IA
- Une base pour les prochains cas d’usage de l’IA dans l’entreprise
03Les résultats
Trois heures par jour récupérées. Et des journées de pointe qui n’enterrent plus l’équipe.
Depuis le déploiement de PDF to Order, le service client a récupéré entre 1 et 3 heures par jour selon le volume de commandes. Pas des heures théoriques. Des heures mesurées, rapportées par l’équipe elle-même.
Le changement qualitatif suit les chiffres. La motivation est revenue. Les personnes qui faisaient cette saisie gèrent maintenant les exceptions, accompagnent les clients B2B et attrapent les cas limites que l’IA signale pour revue.
Le résultat le plus durable est plus difficile à quantifier : The Unscented Company dispose désormais d’une preuve interne concrète de l’IA en opérations. La prochaine conversation sur le prochain cas d’usage commence avec un oui déjà acquis.
Le temps gagné varie selon le volume de commandes de la journée, mais se situe généralement entre 1 et 3 heures par jour. Le plus grand avantage est de pouvoir absorber les journées à fort volume sans retarder d’autres tâches importantes, ce qui réduit la pression opérationnelle.Service client, The Unscented Company
De la motivation, trois heures par jour économisées et une valeur ajoutée pour le département.Fondatrice et PDG, The Unscented Company
- 1 à 3 heures par jour récupérées par le service client, mesurées
- Des journées de pointe absorbées sans retarder les autres priorités
- Plus de motivation d’équipe et moins de risque d’attrition sur le répétitif
- Zéro macro à maintenir quand un client change le format de son BC
- Une preuve interne de l’IA en opérations, base de ce qui vient ensuite
