Intégration

QuickBooks tient les livres. Il faut encore que quelqu'un crée la commande.

QuickBooks En ligne est un logiciel comptable, pas un système de gestion des commandes, et c'est pourquoi les bons de commande en gros sont ressaisis avant même de devenir une facture. LevelOps PDF to Order lit le PDF, l'Excel ou le courriel envoyé par votre client, crée un brouillon Shopify validé, et laisse votre connexion Shopify vers QuickBooks s'occuper du volet comptable.

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QuickBooks est de la comptabilité, pas de la gestion de commandes

Cela vaut la peine d'être dit franchement, parce que la moitié de la frustration des équipes en gros avec QuickBooks vient du fait de lui demander d'être ce qu'il n'a jamais prétendu être. QuickBooks En ligne est un excellent logiciel comptable. Il gère les comptes clients, les comptes fournisseurs, la taxe, la conciliation et les rapports, et pour la plupart des PME c'est le bon choix pour exactement cela.

Ce qu'il n'est pas, c'est un système de gestion des commandes. QuickBooks En ligne n'a pas de véritable objet commande client, alors les équipes improvisent : une estimation tient lieu de commande, ou la commande vit dans un tableur jusqu'à sa confirmation puis quelqu'un crée la facture. Son inventaire est un inventaire comptable, pas un inventaire d'entrepôt. Rien de tout cela n'est un défaut, c'est une frontière de portée.

C'est pourquoi la combinaison Shopify et QuickBooks est si répandue et fonctionne si bien. Shopify porte le catalogue, les comptes d'entreprise, les listes de prix et la commande. QuickBooks porte l'argent. Une synchronisation fait passer la commande terminée. La seule pièce manquante est ce qui transforme un bon de commande reçu par courriel en commande, et c'est cette pièce que LevelOps PDF to Order fournit.

Ce que coûte la saisie avant qu'une facture existe

5 à 15 h

Récupérées chaque semaine, par équipe

Moins de 4 min

Pour traiter une commande de plus de 100 lignes

10x

Plus efficaces sur les grosses commandes

5,0

Note sur le Shopify App Store

Le problème de saisie quand QuickBooks est votre back-office

Voici les symptômes précis de la vente en gros gérée sur un système comptable plutôt que sur un ERP.

La trésorerie dort dans votre boîte de réception

Une commande non saisie ne peut pas être facturée, et une facture non envoyée ne peut pas être payée. Chaque jour où un bon de commande attend dans une boîte partagée s'ajoute à votre cycle de conversion de trésorerie.

Pas de commande client, donc tout est saisi deux fois

Sans vraie commande client dans QuickBooks En ligne, les équipes créent une estimation, suivent la commande dans un tableur, puis ressaisissent tout en facture à la confirmation. Deux saisies, deux occasions de divergence.

Les noms d'articles ne correspondent jamais au bon de commande

Vos articles QuickBooks sont nommés pour vos livres. Votre client nomme les choses pour son propre système. Chaque ligne devient une recherche, et celui qui la fait n'est en général pas celui qui connaît le catalogue.

Codes de l'acheteur sans équivalent dans votre liste d'articles
Descriptions recopiées d'un ancien catalogue
Ensembles commandés en composants, ou l'inverse

Des clients saisis à la main, puis dupliqués

Rattacher un acheteur au bon client QuickBooks demande du jugement, et sous pression on en crée un nouveau. Vous avez alors deux fiches pour le même compte et des rapports qui vous mentent discrètement.

Une faute de frappe devient une mauvaise facture

Dans un système comptable, une erreur de saisie n'est pas seulement un problème opérationnel, c'est un document financier. La corriger implique une note de crédit, une facture rectifiée et une conversation avec un client qui vérifiera désormais tout.

Les soumissions EDI arrivent beaucoup trop haut

Quelqu'un finit par proposer l'EDI. Puis la soumission arrive, par partenaire commercial, et elle ne couvre que la poignée de comptes assez gros pour la supporter. La longue traîne par courriel reste exactement aussi manuelle qu'avant.

Où PDF to Order se place, avant QuickBooks

La saisie se fait dans Shopify, là où vivent déjà le catalogue et les prix par compte. QuickBooks reçoit une commande terminée, pas un document à interpréter.

01
Le bon de commande arrive
Faites suivre le courriel à votre adresse LevelOps dédiée, ou téléversez le fichier depuis l'admin Shopify. Rien ne change pour votre acheteur.
- PDF, y compris numérisés
- Feuilles de commande Excel et CSV
- Texte du corps du courriel
- Les documents que produit une plateforme EDI
02
Les lignes sont extraites et rapprochées
Produits, quantités, unités, dates demandées, conditions et numéro de bon de commande sortent du document, et chaque ligne est rapprochée de votre catalogue Shopify sur le SKU ou la description.
- Client identifié par le domaine d'envoi
- Liste de prix du compte appliquée, pas le prix du PDF
- Lignes incertaines signalées plutôt que devinées
03
Une personne approuve le brouillon
Vous obtenez un brouillon de commande Shopify normal avec le fichier source joint. Votre équipe révise les signalements, corrige ce qui doit l'être, et approuve. Rien n'est facturé automatiquement.
- Les corrections entraînent le rapprochement futur
- Document original conservé pour l'audit
- Approuver le jour même, facturer le jour même
04
Votre synchronisation crée la fiche QuickBooks
Une fois approuvée, c'est une commande Shopify ordinaire, donc le connecteur Shopify d'Intuit ou la synchronisation de votre choix crée la facture ou le reçu de vente avec votre mappage articles et clients existant.
- Aucune ressaisie manuelle dans QuickBooks
- Numéro de bon de commande et conditions transportés
- Conciliation et rapports inchangés

Voici le modèle que nous livrons nativement aujourd'hui : Shopify d'abord, puis QuickBooks par votre synchronisation existante. Si vous voulez automatiser la fiche QuickBooks elle-même sous une forme précise, notre équipe cadre cela avec vous. La page QuickBooks détaillée à /fr/qbo-levelops-pdf-to-order couvre cette vue.

Quelles données atterrissent où

Trois systèmes, une commande, et une frontière claire entre opérations et comptabilité.

Lu sur le document

L'extraction précède toute création, donc un mauvais document ne devient jamais une mauvaise facture.

Entreprise, contact et domaine de courriel de l'acheteur
Numéro de bon de commande du client
Lignes, quantités et unités de mesure
Date d'expédition ou de livraison demandée
Conditions de paiement et prétentions de taxe ou d'exemption
Adresse de livraison, notes et instructions

Retenu pour approbation dans Shopify

Le brouillon validé que votre équipe approuve, construit à partir de vos données Shopify.

Variantes rapprochées depuis votre catalogue Shopify
Compte d'entreprise et liste de prix B2B appliqués
Numéro de bon de commande porté sur la commande
Fichier source joint au brouillon
Lignes signalées avec la raison affichée
Taxe calculée par vos réglages Shopify

Reçu par QuickBooks

Ce que votre synchronisation Shopify vers QuickBooks mappe déjà, sans changement.

Facture ou reçu de vente sur le bon client
Lignes mappées vers vos articles QuickBooks
Numéro de bon de commande et conditions sur la facture
Taxe automatisée appliquée par QuickBooks
Classes et emplacements selon vos règles de synchronisation
Comptes clients, conciliation et rapports dans QuickBooks

Pas notre travail

Des frontières dites clairement.

Aucune écriture comptable ni journal
Aucun changement à votre plan comptable
Aucune détermination ni déclaration de taxes
Aucune gestion d'inventaire d'entrepôt

Rapprocher quand votre liste d'articles est faite pour la comptabilité

Il y a une raison précise pour laquelle le rapprochement d'articles est plus difficile chez les marchands QuickBooks que chez les marchands ERP. Un fichier maître d'articles d'ERP est conçu pour les opérations, donc il porte des numéros de pièce, des unités de mesure et des références clients. Une liste d'articles QuickBooks est conçue pour les livres, donc les articles sont souvent nommés pour la clarté des rapports plutôt que pour la façon dont les clients commandent, et les identifiants utiles vivent plutôt dans Shopify.

PDF to Order rapproche sur votre catalogue Shopify, là où se trouvent réellement les SKU, les codes-barres, les variantes et les prix B2B. Les lignes se résolvent sur le SKU, sur le numéro de pièce et sur la description libre, y compris les codes et abréviations de l'acheteur, avec un indice de confiance derrière chaque rapprochement. Ce qui ne peut pas être résolu avec confiance est signalé à une personne avec la raison, plutôt que mappé vers l'approximation la plus proche, parce que dans un flux comptable une mauvaise ligne devient un document financier plutôt qu'une erreur de prélèvement.

Le rapprochement du client suit le même principe. Le compte est identifié par le domaine de courriel d'envoi et le brouillon est créé sur la bonne entreprise Shopify avec sa liste de prix, ce qui empêche l'apparition de clients en double dans QuickBooks plus tard. Un tout nouveau compte produit quand même un brouillon, retenu pour révision, donc une première commande d'un nouvel acheteur n'est pas bloquée. Le prix inscrit sur le bon de commande est traité comme une prétention et non comme un fait, et le brouillon est tarifé depuis la liste de prix Shopify du compte pour que la facture corresponde à ce que vous avez réellement convenu.

Comment se comparent les options pour les marchands QuickBooks

Le choix réaliste se fait entre la saisie manuelle, un module EDI, un analyseur de courriels générique et le modèle Shopify d'abord.

	Saisie manuelle	Module EDI pour QuickBooks	Analyseur de courriels générique	LevelOps PDF to Order
Lit toute mise en page sans configuration	Une personne le fait	EDI structuré seulement	Règles par gabarit	Yes
Couvre vos comptes de longue traîne	Yes	No	En partie	Yes
Rapproche les descriptions libres de votre catalogue	De mémoire	Mappé par partenaire	Rarement	Yes
Applique le prix contractuel du compte	Si le représentant s'en souvient	Yes	No	Yes
Approbation humaine avant qu'une facture existe	Yes	Généralement automatique	Variable	Yes
Coût d'ajout d'un compte de plus	Plus d'effectif	Frais par partenaire	Nouveau gabarit	Aucun
Délai avant la première commande en direct	Immédiat, pour toujours	Des mois par partenaire	Des semaines de règles	Quelques jours
Où la commande est créée	Dans QuickBooks à la main	Directement en comptabilité	Là où l'outil écrit	Brouillon Shopify, puis votre synchro

Deux pages QuickBooks, et laquelle vous voulez

Nous publions deux vues de ce sujet, volontairement, parce que les marchands arrivent avec deux questions différentes.

Cette page est la vue d'ensemble : à quoi ressemble la combinaison Shopify et QuickBooks en pratique, où QuickBooks cesse d'être le bon outil pour les commandes, comment la saisie se place devant lui, et à quoi s'attendre de chaque option de synchronisation. À lire si vous décidez encore comment la pile doit s'assembler, ou si quelqu'un a proposé l'EDI et que vous voulez valider le coût.

La page détaillée, automatisation des commandes PDF vers QuickBooks à /fr/qbo-levelops-pdf-to-order, s'adresse aux équipes qui savent déjà qu'elles veulent supprimer la saisie. Elle va plus loin sur les conséquences de la commande à l'encaissement : pourquoi les commandes non saisies allongent votre cycle de trésorerie, ce que vous coûte aujourd'hui un bon de commande de cent lignes, et les douleurs précises de la ressaisie dans QuickBooks ligne par ligne. Commencez là si vous voulez l'argumentaire d'affaires plutôt que l'architecture.

Des grossistes qui ont cessé de ressaisir

Noté 5,0 sur le Shopify App Store.

10x

Plus efficaces sur les grosses commandes

L'app lit littéralement mon PDF et charge une commande de plus de 100 articles en moins de 4 minutes. Cela nous a rendus 10x plus efficaces.

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Traiter les commandes B2B à la main est une contrainte à accepter si vous voulez garder certains clients. LevelOps lit les commandes dans des formats variés et les convertit en brouillons pour une révision finale.

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Questions QuickBooks, réponses honnêtes

LevelOps écrit-il directement dans QuickBooks ?

PDF to Order crée le brouillon de commande validé dans Shopify, ce qui est livré nativement aujourd'hui. La fiche QuickBooks est ensuite créée par votre connexion Shopify vers QuickBooks, le plus souvent le connecteur Shopify d'Intuit ou une synchronisation tierce, ou par une intégration que notre équipe d'implantation construit pour vous. Si vous voulez une sortie QuickBooks d'une forme précise, réservez une démo et nous confirmerons la configuration exacte pour votre flux avant tout engagement.

QuickBooks En ligne n'a pas d'objet commande client. Qu'est-ce qui est créé alors ?

C'est tout le nœud du problème. QuickBooks En ligne offre des estimations et des factures, pas de vraies commandes clients, et c'est pourquoi les équipes simulent un flux de commande avec des estimations puis ressaisissent tout à la confirmation. Dans le modèle Shopify d'abord, la commande vit dans Shopify en brouillon puis en commande, et QuickBooks reçoit la facture ou le reçu de vente qu'il est fait pour traiter. La commande cesse de vivre dans un tableur entre les deux.

Quelle synchronisation Shopify vers QuickBooks choisir ?

Le connecteur Shopify d'Intuit est l'option par défaut et convient à la majorité des marchands. Une synchronisation tierce se justifie quand il vous faut plus de contrôle sur le mappage des articles, les classes, les emplacements ou le regroupement multicanal. PDF to Order est indifférent : l'app crée une commande Shopify ordinaire, donc la synchronisation que vous utilisez la reprend avec votre mappage existant et sans nouvelle configuration.

Le numéro de bon de commande, les conditions et la taxe suivent-ils ?

Le numéro de bon de commande du client, la date demandée, les conditions et tout statut de taxe énoncé sur le document sont extraits et inscrits sur la commande Shopify, et le fichier source reste joint au brouillon. Votre synchronisation les mappe ensuite dans la fiche QuickBooks pour que la facture soit complète et prête à envoyer plutôt que de demander un second passage.

Comment fonctionne la taxe de vente dans ce flux ?

La taxe reste où elle doit être. Shopify calcule la taxe sur la commande selon vos réglages et le statut d'exemption du client, et QuickBooks applique ses propres règles de taxe automatisée sur la facture. PDF to Order ne décide pas de la taxe. Il capte ce que l'acheteur a prétendu sur le bon de commande, y compris les références d'exemption, donc un écart apparaît à la révision plutôt que sur une déclaration déposée.

Nous sommes sur QuickBooks Bureau ou Entreprise, pas En ligne. Est-ce que cela s'applique ?

La moitié saisie est identique, parce qu'elle se passe dans Shopify. Les versions Bureau et Entreprise ont de vraies commandes clients et un stock plus profond, donc la différence porte entièrement sur la façon dont la commande Shopify approuvée rejoint QuickBooks. C'est une question de synchronisation, et elle vaut la peine d'être réglée avant l'abonnement plutôt qu'après.

L'app gère-t-elle les classes, les emplacements et les sous-clients ?

Ce sont des constructions QuickBooks, résolues par votre synchronisation et non par nous. Ce que la saisie apporte, c'est un client correctement identifié et une commande propre, ce qui permet aux règles de classe et d'emplacement de s'appliquer de façon prévisible. Si une classe dépend d'une information écrite sur le bon de commande, dites-le pendant l'audit pour que nous confirmions la capture du champ.

Est-ce une solution de rechange moins chère que l'EDI pour QuickBooks ?

Pour les comptes que l'EDI ne couvre pas, oui, et c'est en général la majorité. Les modules EDI pour QuickBooks coûtent cher par partenaire commercial et ne se rentabilisent que sur les relations à fort volume qui supportent l'EDI. Les bons de commande par courriel forment la longue traîne, et les automatiser coûte un abonnement plutôt qu'un projet d'embarquement par partenaire. Gardez l'EDI là où il justifie son coût et couvrez le reste ici.

Est-ce que cela gère notre inventaire ?

Non, et méfiez-vous de quiconque prétend que QuickBooks le fera. L'inventaire de QuickBooks En ligne est un inventaire comptable de base, pas un système d'entrepôt. La disponibilité et l'exécution appartiennent à Shopify ou à un système d'inventaire dédié comme Cin7 ou Katana. PDF to Order rapproche sur votre catalogue Shopify, donc il fonctionne avec celui que vous avez choisi.

En quoi est-ce différent de votre autre page QuickBooks ?

Cette page est la vue d'ensemble du modèle QuickBooks et Shopify, y compris l'endroit où QuickBooks cesse d'être le bon outil. La page détaillée parcourt la vue de la commande à l'encaissement, les douleurs précises de la saisie dans QuickBooks et l'effet sur votre cycle de conversion de trésorerie. Si vous savez déjà que vous voulez automatiser la fiche QuickBooks, commencez là.

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Comment ça marche

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Forfaits, crédits et ce qui est inclus.

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Envoyez-nous trois vrais bons de commande. Nous les traitons en direct, vous montrons les brouillons et les lignes rapprochées, et vous disons clairement comment ils rejoindraient QuickBooks avec la synchronisation que vous avez déjà.

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