Intégration

SAP Business One gère le back-office, pas la boîte de réception

B1 gère la finance, le stock, la production et tout le flux documentaire de la commande client à la livraison puis à la facture. Ce qu'il ne fait pas, c'est lire le PDF qu'un client vous a envoyé. LevelOps PDF to Order transforme ce document en brouillon Shopify validé, approuvé par une personne, et laisse votre intégration Shopify vers B1 prendre le relais.

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Shopify et SAP Business One dans la vraie vie

SAP Business One est le produit SAP conçu pour les petits et moyens manufacturiers et distributeurs. Finance, stock multi-entrepôts, production avec nomenclatures, achats, et le flux documentaire que votre équipe connaît par cœur : commande client, livraison, facture client, chacun un vrai document avec sa série de numérotation et son circuit d'approbation. Il tourne sur HANA ou SQL Server, sur site ou hébergé, et c'est en général le système le plus fiable de la maison.

Shopify se place devant pour le commerce, et les commandes rejoignent B1 par une intégration : un connecteur partenaire, un scénario B1if, ou un développement sur mesure sur la DI API ou le B1 Service Layer. Quel que soit le câblage, le modèle est le même. La commande est créée dans Shopify, l'intégration crée la commande client B1, et B1 possède tout ce qui suit.

La saisie est l'exception que personne n'a cadrée. Les bons de commande arrivent en PDF, en tableurs et en numérisations, et le dernier maillon vers B1 reste une personne et un clavier. C'est l'étape la moins automatisée d'une entreprise par ailleurs très automatisée, et c'est celle qui touche chaque commande. LevelOps PDF to Order remplace cette étape par une extraction IA, un rapprochement au catalogue et une approbation humaine, puis laisse votre intégration faire exactement ce qu'elle fait déjà.

Ce que coûte l'étape de saisie aujourd'hui

5 à 10 min

De saisie manuelle par commande, ligne par ligne

5 à 15 h

Récupérées chaque semaine, par équipe de saisie

Moins de 4 min

Pour traiter une commande de plus de 100 lignes

250 $

Coût typique pour corriger une commande erronée

Le problème de saisie des équipes SAP Business One

Les boutiques B1 sont en général rigoureuses sur les données. C'est justement cette rigueur qui rend la saisie manuelle si coûteuse.

Le flux documentaire démarre sur un document ressaisi

Tout ce qui suit la commande client est contrôlé, numéroté et auditable. Le document qui l'a créée était une pièce jointe que personne n'a journalisée, et la seule trace de ce que le client a réellement demandé vit dans une boîte de réception.

Les numéros de catalogue partenaire vieillissent

B1 offre une vraie fonction pour les codes articles des clients, et elle fonctionne quand elle est maintenue. Sur des centaines de partenaires, elle dérive, alors les représentants traduisent les codes à la main et la fonction cesse discrètement d'être fiable.

Listes de prix, prix spéciaux et PDF se contredisent

B1 gère les listes de prix, les remises de volume et les prix spéciaux par partenaire. Un acheteur imprime le prix du trimestre passé. Celui qui saisit la commande doit savoir lequel des trois est correct, sous pression.

Prix spéciaux non reflétés dans Shopify
Remise convenue par courriel, jamais enregistrée
Devise inscrite sur le bon de commande différente de celle du compte

Les procédures d'approbation attrapent la politique, pas les fautes de frappe

Les procédures d'approbation savent gérer les limites de crédit et les seuils de remise. Elles ne peuvent pas savoir que l'article A1234 a été saisi alors que le client voulait A1243, car les deux sont valides et en stock.

Sur site, chaque changement est un projet

Ajouter de l'automatisation de saisie dans B1 signifie du développement de module, une société de test, une vérification de compatibilité de mise à niveau et une fenêtre de maintenance. La solution intérimaire reste les deux mêmes personnes et la même boîte partagée.

Les erreurs coûtent cher après la livraison

Une fois la livraison et la facture client comptabilisées, corriger une mauvaise ligne implique un retour, une note de crédit, une correction de stock et une conversation. L'attraper à la saisie coûte un clic.

Où PDF to Order se place, avant Business One

Rien ne change dans B1. La commande arrive simplement dans Shopify déjà lue, rapprochée, tarifée et vérifiée.

01
Le bon de commande arrive comme toujours
Faites suivre le courriel à votre adresse LevelOps dédiée, ou téléversez le fichier depuis l'admin Shopify. Aucun portail à vendre à votre acheteur, aucun gabarit à maintenir par expéditeur.
- PDF, y compris numérisés
- Feuilles de commande Excel et CSV
- Texte du corps du courriel
- Les documents que produit une plateforme EDI
02
L'IA extrait et rapproche chaque ligne
Articles, quantités, unités de mesure, dates demandées, devise, conditions et numéro de bon de commande sortent du document, puis chaque ligne est rapprochée de votre catalogue Shopify.
- Partenaire identifié par le domaine d'envoi
- Liste de prix du compte appliquée, pas le prix du PDF
- Lignes peu fiables signalées avec une raison
03
Une personne approuve le brouillon
Le résultat est un brouillon de commande Shopify standard avec le document source joint. Votre représentant vérifie les signalements, corrige ce qui doit l'être, et approuve. Rien n'existe avant cela.
- Les corrections améliorent le rapprochement futur
- Document original conservé pour l'audit
- Rien n'est créé ni expédié automatiquement
04
Votre intégration crée la commande client B1
Une fois approuvée, c'est une commande Shopify ordinaire, donc votre connecteur partenaire, votre scénario B1if ou votre intégration Service Layer crée la commande client selon le mappage auquel vous faites déjà confiance. Le flux documentaire continue dans B1.
- Aucun module à installer dans B1
- Aucune nouvelle règle de pare-feu ni accès entrant
- Livraison, facturation et numérotation inchangées

Voici la forme honnête de l'intégration. LevelOps écrit nativement dans Shopify, et il n'existe pas de connecteur SAP Business One natif. S'il vous faut une sortie B1 directe aujourd'hui, nous ne sommes pas le bon outil et nous préférons le dire maintenant.

Quelles données atterrissent où

La frontière au niveau des champs entre le document, Shopify et Business One.

Lu sur le document

L'extraction précède toute création, donc un mauvais document ne devient jamais une livraison comptabilisée.

Entreprise, contact et domaine de courriel de l'acheteur
Numéro de bon de commande du client
Lignes, quantités et unités de mesure
Date de livraison demandée
Devise et conditions de paiement telles qu'énoncées
Adresse de livraison, notes et instructions particulières

Retenu pour approbation dans Shopify

Un brouillon validé construit à partir de vos données Shopify plutôt que du PDF.

Variantes rapprochées depuis votre catalogue Shopify
Compte d'entreprise et emplacement pour le B2B
Prix issu de la liste de prix Shopify du compte
Numéro de bon de commande sur la commande
Fichier source joint au brouillon
Lignes signalées, chacune avec une raison explicite

Reçu par Business One

Ce que votre intégration mappe déjà. Ces commandes ne sont pas un cas particulier.

Commande client sur le bon partenaire
Lignes résolues vers les codes articles B1
Référence client et date requise selon votre mappage
Entrepôt, série et devise selon vos règles
Livraison, facture client et écritures dans B1

Jamais touché

Les limites font partie de la conception.

Aucune écriture dans les fiches articles ou partenaires B1
Aucune livraison, facture ni écriture comptable
Aucun changement aux procédures d'approbation ni aux autorisations
Aucun accès entrant à votre serveur B1

Rapprocher sur un fichier maître d'articles tenu dans B1

Dans une boutique Business One, B1 est le fichier maître d'articles et Shopify porte le catalogue vendable, avec prix et stocks tenus à jour par votre intégration. PDF to Order rapproche sur le catalogue Shopify volontairement, parce qu'une ligne rapprochée pointe alors vers quelque chose que votre intégration peut ramener dans une commande client B1 sans correction manuelle.

La conséquence mérite d'être dite avant l'achat. Si vos acheteurs commandent des articles qui existent dans B1 mais ne sont pas publiés dans Shopify, ces lignes sont signalées à une personne plutôt que rapprochées. C'est le comportement prudent, et il fait remonter en général une décision de portée de synchronisation qui n'a pas été revue depuis des années. Élargir la portée des articles, ou convenir qu'ils sont réellement hors catalogue et appartiennent à une soumission, est un court chantier.

Les codes clients sont le point où les utilisateurs B1 ressentent le plus la différence. Les numéros de catalogue partenaire sont la bonne hygiène et nous ne vous dirions jamais de les abandonner, mais ils ne couvrent que les codes déjà enregistrés. Le rapprochement traite directement les références de l'acheteur, les abréviations et les descriptions libres, avec un indice de confiance, donc un code jamais vu se résout dès la première commande. La tarification suit la même logique : le prix inscrit sur un bon de commande est une prétention, et le brouillon est tarifé depuis la liste de prix Shopify du compte. Cela ne tient que si vos listes de prix et prix spéciaux B1 sont reflétés dans Shopify, alors nous vérifions cet alignement dans l'audit et vous disons franchement où il a dérivé.

À quoi ressemble le parcours d'implantation

L'app peut démarrer seule. Là où le côté B1 demande du travail, c'est un mandat d'implantation avec une portée définie.

01
Auditer les commandes entrantes
Nous échantillonnons les bons de commande traités par votre équipe le mois dernier, les regroupons par partenaire et par format, et estimons la couverture réelle depuis vos propres documents.
02
Vérifier l'alignement catalogue et prix
Nous comparons le fichier maître d'articles B1 au catalogue Shopify, et les listes de prix et prix spéciaux B1 à vos listes de prix par entreprise dans Shopify. Les écarts sont listés par priorité.
03
Démarrer sur vos partenaires les plus volumineux
Commencez par les partenaires qui envoient le plus et les documents les plus désordonnés. Votre équipe révise chaque brouillon, les corrections entraînent le rapprochement, et vous mesurez contre votre propre référence.
04
Revoir l'intégration si elle est le goulot
Si votre mappage Shopify vers B1, votre configuration d'entrepôts ou vos données maîtres sont ce qui ralentit vraiment les commandes, c'est un mandat d'implantation et d'intégration ERP plutôt qu'un problème d'app.

Les travaux d'implantation et d'intégration sont livrés à prix fixe avec des jalons définis par une équipe bilingue basée à Montréal. Détails sur /fr/erp-implementation.

Comment se comparent les options

Les quatre sont des façons de faire entrer un bon de commande reçu par courriel dans Business One. Elles diffèrent sur qui fait la lecture.

	Saisie manuelle dans B1	Module ou script B1	Programme EDI	LevelOps PDF to Order
Lit toute mise en page sans configuration	Une personne le fait	Par gabarit	Mappage par partenaire	Yes
Rapproche les codes de l'acheteur et le texte libre	De mémoire	Codes mappés seulement	Mappé au départ	Yes
Applique le prix contractuel du compte	Si le représentant s'en souvient	Parfois	Yes	Yes
Approbation humaine avant que la commande existe	Yes	Dépend du développement	Généralement automatique	Yes
Survit à une mise à niveau ou un changement de mise en page	Les personnes s'adaptent	Revérifier et reprendre	Demande de changement	Aucun gabarit à casser
Exige du développement B1 ou un module	No	Yes	Généralement	No
Exige un accès entrant à votre serveur B1	No	No	Souvent	No
Délai avant la première commande en direct	Immédiat, pour toujours	Des mois	Des mois par partenaire	Quelques jours

Des distributeurs et manufacturiers qui ont corrigé la saisie d'abord

Noté 5,0 sur le Shopify App Store. Des ERP différents, le même modèle Shopify d'abord.

10x

Plus efficaces sur les grosses commandes

L'app lit littéralement mon PDF et charge une commande de plus de 100 articles en moins de 4 minutes. Cela nous a rendus 10x plus efficaces.

Terpene Warehouse

Distribution

60 % à moins de 10 %

Part des bons de commande courriel encore saisis à la main

Après trois mois avec LevelOps, la part des commandes PDF reçues par courriel qui exigent une saisie manuelle est tombée sous 10 %, contre 60 % avant l'adoption de l'outil.

Scrub Authority

Uniformes et vêtements médicaux

Choisi plutôt que développé

Évalué contre un développement interne

Nous avons évalué plusieurs options avant de choisir LevelOps, dont le développement de notre propre logiciel. Nous avons choisi LevelOps parce que leur démo montrait clairement qu'ils avaient déjà fait le travail difficile de lire et de transmettre les données de fichiers disparates vers Shopify.

Scrub Authority

Uniformes et vêtements médicaux

Tous les canaux

EDI, PDF, Excel ou courriel

Un gain de temps énorme et très facile à implanter. Nous traitons des bons de commande par EDI, PDF, Excel ou courriel et tout le processus a été fluide.

Marchand B2B

Avis sur le Shopify App Store

Questions SAP Business One, réponses honnêtes

Intégrez-vous SAP Business One ?

Pas avec un connecteur B1 natif, et nous préférons le dire maintenant plutôt qu'en cours d'implantation. LevelOps PDF to Order écrit des brouillons de commande validés dans Shopify. La commande client B1 est ensuite créée par l'intégration Shopify vers Business One que vous exploitez déjà, qu'il s'agisse d'un connecteur partenaire, d'un scénario B1if ou d'une intégration Service Layer bâtie par votre équipe. Si B1 doit être la destination directe sans étape Shopify, nous ne sommes pas encore le bon outil.

Avec quelles intégrations Shopify vers Business One cela fonctionne-t-il ?

Toutes, parce que nous ne touchons jamais B1. Connecteurs partenaires, plateformes intergicielles, scénarios du cadre d'intégration B1if et développements sur mesure sur la DI API ou le B1 Service Layer consomment tous des commandes Shopify ordinaires. Un brouillon approuvé devient une commande Shopify ordinaire, donc rien dans votre mappage n'a besoin de changer.

Nous exploitons B1 sur site derrière un pare-feu. Est-ce bloquant ?

Non, et c'est une bonne raison de préférer ce modèle. Rien n'exige d'accès entrant à votre serveur B1, parce que LevelOps écrit seulement dans Shopify. Votre intégration existante continue de sortir depuis votre réseau exactement comme aujourd'hui, donc aucun nouveau port, aucun nouveau tunnel et aucune nouvelle surface d'attaque à faire réviser par les TI.

Et les numéros de catalogue des partenaires pour les codes clients ?

Ils valent la peine d'être maintenus dans B1, mais le rapprochement n'en dépend pas. PDF to Order résout les codes de l'acheteur, les abréviations et les descriptions libres sur votre catalogue Shopify avec un indice de confiance, donc un code client jamais enregistré dans B1 se rapproche dès la première commande. Ce qui est vraiment ambigu est signalé à une personne au lieu d'être résolu par défaut.

Comment les listes de prix et prix spéciaux B1 interagissent-ils avec Shopify ?

Le système qui détient le prix promis au client doit l'appliquer. Si vos listes de prix B1 et vos prix spéciaux par partenaire sont reflétés dans les catalogues B2B et les listes de prix par entreprise de Shopify, PDF to Order applique automatiquement le prix du compte et ignore le prix imprimé sur le PDF. Là où ils ont divergé, nous le signalons dans l'audit, parce qu'un prix posé à la saisie et corrigé plus tard dans B1 est une note de crédit en préparation.

Créez-vous des livraisons ou des factures clients dans B1 ?

Non. Tout le flux documentaire reste dans B1 : la commande client, la livraison, la facture client, les écritures et les séries de numérotation. Nous supprimons seulement la saisie qui précède l'existence de la commande client, donc votre flux documentaire, vos procédures d'approbation et vos autorisations restent intacts.

Les données extraites peuvent-elles atteindre nos champs définis par l'utilisateur ?

Indirectement, et cela dépend de votre intégration. Des valeurs extraites comme le numéro de bon de commande, la date de livraison demandée et les notes de l'acheteur sont inscrites sur la commande Shopify, et la plupart des intégrations Shopify vers B1 savent mapper des champs et attributs de commande Shopify vers des champs définis par l'utilisateur dans B1. Si un champ précis est critique pour votre processus, dites-le pendant l'audit pour que nous confirmions sa capture avant tout engagement.

Est-ce que cela change quelque chose si nous sommes sur HANA ou SQL Server ?

Pas du tout. La base de données et les analyses derrière elle sont entièrement du côté B1 de la frontière. La saisie se fait dans Shopify, donc HANA, SQL Server, sur site et hébergé se comportent de façon identique de notre côté.

Nous avons plusieurs sociétés B1 et plusieurs devises. Comment cela fonctionne-t-il ?

Le routage reste chez votre intégration. Si elle envoie déjà les commandes Shopify vers la bonne société, le bon entrepôt et la bonne devise, ces commandes suivent les mêmes règles parce que ce sont des commandes Shopify ordinaires. Ce que nous captons du document, c'est la devise et les conditions énoncées par l'acheteur, donc un écart avec la configuration du compte est visible à la révision plutôt qu'après comptabilisation.

Comment tester sur nos propres bons de commande ?

Envoyez-nous trois vrais bons de commande, dont votre pire numérisation et votre plus longue commande multipage. Nous les traitons en direct et montrons l'extraction, les lignes rapprochées et les exceptions signalées. Chaque boutique reçoit aussi vos 5 premières commandes gratuites, sans expiration avant tout engagement.

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Voyez-le sur vos propres bons de commande

Envoyez trois vrais bons de commande, dont la pire numérisation que vous avez. Nous les traitons en direct sur une copie de votre catalogue et vous montrons les brouillons, les lignes rapprochées et les exceptions, avant toute décision.

5 premières commandes gratuites, sans expiration, support bilingue en français et en anglais.

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