Ressources
Des définitions simples pour les termes qui reviennent quand on automatise la réception de commandes B2B.
01
L'étape où une commande qui existe en document devient une commande qui existe dans votre système. Elle précède la gestion des commandes, et c'est la partie que la plupart des stacks wholesale n'ont jamais automatisée.
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Une commande créée dans Shopify qui n'est pas encore finalisée. Elle peut être relue, modifiée et envoyée au paiement, ce qui en fait l'endroit naturel pour une commande lue par une machine et validée par un humain.
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Le document qu'un acheteur envoie à un vendeur pour demander des marchandises. En wholesale, il arrive en général en PDF, en tableur ou en texte dans un e-mail, dans la mise en page que produit le système de l'acheteur.
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Electronic Data Interchange, un standard de documents structurés utilisé surtout par les grands retailers qui l'imposent. Il fonctionne bien pour les partenaires couverts et vaut rarement le coût d'embarquement pour les petits comptes.
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Dans Shopify, une liste de prix rattachée à une company pour que ce compte voie les prix qu'il a négociés. C'est ce qui fait du prix contractuel une règle système plutôt qu'une chose à retenir.
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Faire correspondre une ligne d'un document client à un produit de votre catalogue. Difficile quand le client a écrit sa propre référence ou une description approximative plutôt que votre SKU.
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Stock keeping unit, votre identifiant interne d'un article vendable. Les clients commandent souvent sans, ce qui explique pourquoi le rapprochement par description compte plus qu'il n'y paraît.
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Un principe où le système propose et une personne valide. Ici, chaque commande arrive en brouillon avec le fichier source attaché, donc rien ne part sur la seule confiance du modèle.
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Reconnaissance optique de caractères, transformer une image de texte en texte. Nécessaire pour les scans, mais seule elle ne dit pas à quel produit correspond une ligne ni ce que ce compte doit payer.
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Une extraction qui associe les champs par position pour une mise en page connue. Rapide tant que la mise en page ne bouge pas, et la raison pour laquelle ces projets durent des mois et cassent quand un fournisseur refait sa page de garde.
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Le cycle complet, de la réception d'une commande jusqu'au paiement. Le temps perdu à la réception retarde tout le reste, et c'est pourquoi une commande qui dort dans une boîte de réception est un problème de trésorerie, pas seulement d'administration.
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Les nombreux clients plus petits qui représentent ensemble un vrai chiffre d'affaires mais qui, individuellement, ne justifient jamais un projet d'intégration. Ce sont les comptes qui continuent d'envoyer des e-mails.
FAQ
Parce que cette étape n'a de responsable dans presque aucune pile logicielle. La gestion des commandes, l'ERP et la comptabilité supposent tous que la commande est déjà dans le système. Les termes réunis ici décrivent ce qui se passe avant: comment un document devient un enregistrement, et qui le vérifie.
La saisie est l'étape où une commande qui existe sous forme de document devient une commande qui existe dans votre système. La gestion vient après: allocation, préparation, expédition, facturation. La plupart des piles de gros ont automatisé la seconde et laissé la première à une personne et à une boîte de réception.
Non. L'OCR transforme une image de texte en texte. Il ne dit pas à quel produit une ligne correspond ni quel prix ce compte a négocié. C'est l'appariement de chaque ligne à votre catalogue et l'application de la bonne liste de prix qui déterminent si la commande est utilisable.
Les deux répondent à des problèmes différents. L'EDI fonctionne bien pour les grands détaillants qui l'imposent. Il vaut rarement l'effort d'intégration pour la longue traîne de petits comptes, et ce sont précisément ces comptes qui continuent d'envoyer des courriels.
Chaque commande arrive dans Shopify comme brouillon, avec le fichier source joint. Une personne la révise et l'approuve avant que quoi que ce soit soit final, donc rien ne part sur la seule confiance du modèle.
La page Comment ça marche suit le même vocabulaire sur une commande réelle, du courriel reçu jusqu'au brouillon qu'une personne approuve.
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