Cas d’usage
Vos clients grossistes envoient leurs commandes par courriel, PDF, EDI, feuille de calcul et portail B2B, parfois les cinq. L’automatisation des bons de commande élimine la saisie manuelle entre chacun de ces canaux et votre admin Shopify. Ce guide explique ce qui est automatisable, ce qui ne l’est pas, et quoi choisir.
L'automatisation des bons de commande transforme les commandes que vos clients envoient (PDF, courriels, feuilles de calcul) en commandes structurées dans votre système, sans que personne ait à les ressaisir. Le logiciel lit chaque document, identifie le client, associe chaque ligne à votre catalogue, capture le numéro de bon de commande, les conditions de paiement et la taxe, puis crée la commande pour révision par un humain. Pour les grossistes, distributeurs et manufacturiers B2B, elle remplace les heures passées en saisie manuelle des commandes par quelques secondes d'extraction automatisée et une approbation rapide, pour des commandes exactes, traçables et prêtes à expédier le jour même où elles arrivent. Contrairement à l'EDI ou à un portail d'achat, elle ne demande pas à vos clients de changer leur façon de commander.
Vos clients envoient leurs bons de commande comme ils l'ont toujours fait, PDF, courriel, feuilles de calcul. Quelqu'un dans votre équipe les ressaisit un à un, ligne par ligne. Plus cela prend de temps, plus vous expédiez et facturez tard.
Chaque bon de commande PDF ou courriel est tapé ligne par ligne, toute la journée.
Chaque bon devient une commande tapée à la main, lent, répétitif et facile à manquer sous le volume.
Les descriptions des bons correspondent rarement à votre catalogue, alors chaque ligne devient une recherche manuelle.
Associer l'acheteur au bon compte, et en créer de nouveaux, gruge du temps.
Une quantité ou un produit mal saisi devient une commande erronée, une expédition incomplète et un appel gênant.
Une commande non saisie ne peut être ni expédiée ni facturée, ce qui allonge votre cycle de conversion de trésorerie.
Courriel, PDF, EDI, Excel, saisie sur portail B2B ou image numérisée. Chaque canal a sa propre voie d'ingestion. 02, Extraire
Lignes d'articles, client, adresse de livraison, numéro de bon et conditions de paiement sont normalisés, quel que soit le format source. 03, Associer
Les SKU sont associés à vos produits. Le client est associé à votre hiérarchie d'entreprises B2B. Les prix et conditions proviennent de Shopify, jamais du document entrant. 04, Créer
Une commande provisoire Shopify est créée. Votre équipe révise les commandes à forte valeur ou signalées; les commandes à haute confiance peuvent se compléter automatiquement.
Le temps par commande passe de minutes à secondes. Les 5 à 10 minutes qu'un commis passe à saisir un bon typique deviennent 30 secondes de révision. Le taux d'erreur de saisie chute à presque zéro. Les prix et l'association des SKU proviennent de votre catalogue Shopify, et non du document de l'acheteur, éliminant les fautes de frappe et les prix périmés. Les acheteurs ne changent rien à leurs habitudes. Vos clients continuent d'envoyer par courriel, en pièce jointe ou par portail exactement comme avant. L'automatisation leur est invisible. Vous croissez sans embaucher de commis à la saisie. Le volume augmente à effectif constant. Les nouveaux SKU et nouveaux acheteurs n'exigent aucun changement de processus. Natif à Shopify. Commandes provisoires, entreprises B2B, listes de prix, conditions de paiement, Shopify Flow et votre chaîne d'exécution actuelle continuent de fonctionner. Ça complète plutôt que de remplacer. Les intégrations EDI, les portails B2B et les connexions ERP continuent leur travail. L'automatisation des commandes gère les canaux qu'ils ne couvrent pas.
La plupart des grossistes reçoivent des commandes sur trois à cinq canaux à la fois. Chacun a sa propre voie d'automatisation, certaines matures, d'autres encore manuelles. Le rôle de LevelOps. En tant que logiciel d'automatisation des bons de commande, LevelOps couvre les canaux documentaires, corps de courriel, PDF, Excel, image, et écrit les commandes provisoires directement dans Shopify. Il complète les outils EDI (qui gèrent les fichiers structurés des grands détaillants) et les portails B2B (qui gèrent les acheteurs prêts au libre-service). Il ne remplace ni l'un ni l'autre.
Une fois que vous savez quels canaux vous recevez, la question suivante est comment les automatiser. Voici à quoi vous attendre de chaque approche.
LevelOps écrit des commandes propres directement dans Shopify ou votre ERP, sans copier-coller, sans migration, sans portail pour vos acheteurs. Quand un client change le format de son bon le mois prochain, rien ne casse.
C’est remplacer la saisie manuelle des bons de commande par un logiciel qui lit les bons que vos clients envoient et crée automatiquement la commande correspondante dans votre système. LevelOps le fait pour les commandes PDF, courriel et tableur, avec une étape de révision humaine avant toute finalisation.
Les PDF, les courriels en texte brut et HTML, les documents numérisés, les pièces jointes Excel et CSV, ainsi que les documents de commande produits par votre plateforme EDI. Aucun gabarit requis.
L’association reste très précise même avec des descriptions vagues ou des codes manquants. Chaque commande est créée pour votre révision d’abord, et LevelOps signale toute ligne qu’il ne peut associer avec confiance afin que rien d’erroné ne soit envoyé.
Les commandes provisoires Shopify aujourd’hui, avec QuickBooks, Odoo et Katana MRP pris en charge via LevelOps. Si vous utilisez un autre ERP, réservez une démo et nous confirmerons la compatibilité.
L’EDI exige que chaque partenaire commercial envoie un format électronique strict, ce qui est coûteux et long à mettre en place. LevelOps lit les documents que vos clients envoient déjà, vous obtenez donc l’automatisation sans forcer personne à changer. Quand un compte de détail exige le vrai EDI X12, notre équipe de consultation peut aussi le configurer.
La plupart des équipes traitent des commandes réelles dès leur première semaine. Nous faisons la configuration avec vous : aucun projet de données maîtres, rien à paramétrer seul.
Sept canaux sont courants dans le gros B2B sur Shopify : corps de courriel, pièce jointe PDF, Excel ou CSV, image numérisée, EDI 850, saisie sur portail B2B et téléphone. Six d’entre eux sont automatisables aujourd’hui grâce à des outils d’extraction documentaire pour le courriel, le PDF, Excel et l’image, plus des outils EDI et des logiciels de portail B2B. Les commandes par téléphone restent manuelles.
Shopify Flow automatise les actions qui surviennent après qu’une commande existe dans Shopify : acheminement de l’exécution, étiquetage, communication client et règles antifraude. L’automatisation des commandes se situe en amont de Flow, convertissant les documents entrants en commandes Shopify. Les deux sont complémentaires, et Flow s’exécute sur chaque commande que LevelOps crée.
Non. Les outils d’automatisation documentaire comme LevelOps fonctionnent sur tout forfait Shopify qui prend en charge les commandes provisoires, y compris Basic. Shopify B2B, offert sur Plus et comme fonctionnalité B2B autonome, débloque les entreprises, les listes de prix et les conditions de paiement que l’automatisation utilisera lorsqu’elles sont présentes, mais ce n’est pas un prérequis.
Oui, lorsque les prix sont configurés dans Shopify. L’automatisation documentaire tire toujours le prix de votre catalogue Shopify et applique la bonne liste de prix B2B pour le client identifié. Les remises de volume, les catalogues propres au client et les conditions de paiement s’appliquent automatiquement. Le prix inscrit sur le bon entrant est ignoré, ce qui prévient la principale source d’erreurs.
L’automatisation crée la commande provisoire dans Shopify. Toute intégration ERP ou MRP déjà en place entre Shopify et Katana, MRPeasy, NetSuite, Business Central ou QuickBooks continue de fonctionner et voit la nouvelle commande comme n’importe quelle autre. L’étape d’automatisation ne change pas les intégrations en aval.
Un portail B2B est une interface en libre-service où les acheteurs se connectent, parcourent et passent commande directement. L’automatisation des commandes gère les acheteurs qui n’utilisent pas de portail, ceux qui continuent d’envoyer des bons par courriel parce que c’est ainsi que fonctionne leur processus d’achat. La plupart des grossistes exploitent les deux : un portail pour les clients en libre-service, et l’automatisation pour ceux qui procèdent par documents.
Pilier
Pilier
Produit
Clients
Docs
Montrez-nous un vrai bon de commande et nous vous expliquerons exactement comment LevelOps le transforme en commande propre et tarifée, ligne par ligne. Sans engagement.
