Comparaison
La saisie manuelle n’est pas une erreur. C’est le bon choix sous un certain volume. Cette page vous aide à trouver votre seuil, calcul à l’appui.
La saisie manuelle, c’est une personne qui ouvre le bon de commande et le tape dans Shopify. C’est la façon la plus courante dont une commande B2B arrive, elle ne demande rien à votre client, et elle accepte n’importe quel document qu’un acheteur peut produire. C’est aussi la seule option qui coûte plus cher chaque fois que vous grandissez.
Sous une quinzaine de commandes documentaires par mois, continuez à la main. À ce volume, une personne revient moins cher, reste plus simple et fait mieux que n’importe quel logiciel. Entre 15 et une centaine par mois, le calcul bascule, et l’endroit exact dépend de votre coût horaire chargé et du prix d’une commande erronée dans votre secteur. Au-delà de 100 par mois, ce n’est plus serré du tout.
La comparaison mesurée est la suivante. Environ six minutes par commande ramenées à environ une. Un taux d’erreur d’environ 3% à la main contre 0,5% avec une commande provisoire validée par un humain, soit 6x moins, et environ 250 $ pour corriger chaque commande erronée. Chez un opérateur affecté à un seul client à fort volume, huit heures par jour sont passées à 40 minutes. Rien de tout cela ne suppose une suppression de poste, puisqu’une personne valide toujours chaque brouillon avant qu’il devienne une commande.
Décrite avec exactitude et sans condescendance, parce que la plupart des lecteurs la pratiquent en ce moment et qu’elle fonctionne assez bien pour que rien n’ait forcé le changement.
Les bons de commande arrivent en pièce jointe dans commandes@ et quelqu’un traite la file, du plus ancien au plus récent. Aucune configuration, aucun fournisseur, rien à renouveler et rien à réparer.
Une personne lit un PDF, un tableur aux cellules fusionnées, une page photographiée, un scan avec une note en marge, et un e-mail où la commande est écrite en une phrase. Aucun parseur ne couvre cette étendue.
Un opérateur sait quel code acheteur correspond à quelle variante, que ce client parle de la caisse et non de l’unité, et que « comme d’habitude » veut dire la commande du trimestre dernier. Rapide, fiable, nulle part écrit.
Aucune licence, aucun frais par commande, aucun contrat. Tout le coût est du temps, et c’est pourquoi il n’apparaît sur aucune ligne que quelqu’un révise. Il se cache dans un salaire qui existerait de toute façon.
Doublez les commandes et il faut à peu près doubler les heures de saisie. Rien n’absorbe une pointe, sauf des heures supplémentaires ou une paire de mains de plus.
Six minutes paraissent dérisoires jusqu’à ce qu’on les décompose en huit gestes. Chacun fait fuir du temps, et la plupart font aussi fuir de la précision.
Bon de commande, demande de prix, révision de la commande d’hier ou avis de règlement. Les acheteurs utilisent un seul fil pour les quatre, et se tromper crée une commande qui ne devrait pas exister.
Sur un PDF propre, il est évident. Sur un scan, il est de travers. Sur un tableur, il est au troisième onglet, au-dessus d’une ligne de totaux qu’il ne faut pas saisir. Parfois la vraie commande est dans le corps de l’e-mail.
Une ligne indiquant 12 CS 6/750ML contient trois nombres et un seul correspond à ce que vous vendez. L’erreur est silencieuse ici, et c’est ce qui en fait la première cause de commande erronée. Douze caisses au lieu de douze unités reste plausible jusqu’au quai de chargement.
Les gros acheteurs commandent avec leurs codes internes, qui ne veulent rien dire dans votre catalogue. D’autres n’envoient aucun code, juste « les petits pots bleus, comme la dernière fois ». Dans les deux cas, il faut chercher.
L’entité qui achète et l’adresse de livraison diffèrent souvent, et une chaîne en a une douzaine. Se tromper de succursale n’est pas une faute de frappe, c’est une relivraison. C’est aussi là que la liste de prix se rattache, ou pas.
Le document imprime en général un prix. Ce peut être celui de l’an dernier, un autre palier, ou le souhait de l’acheteur. Quelqu’un le compare à la liste de prix de cette entreprise, ou saute la vérification et le découvre à la facturation.
La partie que tout le monde imagine quand on dit saisie de commandes, et sur une longue commande l’essentiel du temps. Cent lignes, c’est cent recherches, dans une interface pensée pour créer une commande de temps en temps plutôt que quarante par jour.
Une ligne sur quelques commandes n’a pas de sens : un SKU discontinué, une quantité d’un ordre de grandeur trop élevée, un produit que vous ne vendez pas. La résoudre demande un e-mail à l’acheteur et une attente, donc la commande est touchée deux fois.
Aucune de ces huit étapes n’est difficile. C’est bien le problème. Elles sont répétitives et régulières, et elles consomment l’attention de la personne qui connaît aussi le mieux vos clients.
Tous les fournisseurs de cette catégorie montrent une économie de main-d’œuvre. Presque aucun ne montre le coût des erreurs, qui à volume réel est le plus élevé des deux. Voici les deux, avec les seuls chiffres que nous pouvons tracer.
Prenons un grossiste qui reçoit 100 commandes documentaires par mois. À environ six minutes chacune, cela fait 600 minutes, dix heures par mois passées à retaper ce qu’un client a déjà écrit. À environ une minute chacune, cela fait 100 minutes. Le temps récupéré est d’environ huit heures et vingt minutes par mois, à multiplier par votre propre coût horaire chargé, le seul chiffre ici que nous ne pouvons pas fournir.
Voici maintenant la ligne que personne ne compte. À un taux d’erreur manuel de 3%, trois de ces cent commandes partent erronées chaque mois. À environ 250 $ chacune pour être corrigées, entre la préparation, le transport dans les deux sens, la note de crédit et les excuses, cela fait 750 $ par mois et 9 000 $ par an qui sortent de l’entreprise sans jamais être imputés à la saisie de commandes. Au taux mesuré de 0,5%, avec une personne qui valide chaque brouillon, l’espérance tombe à environ une commande erronée tous les deux mois, soit à peu près 125 $ par mois et 1 500 $ par an. L’écart est d’environ 625 $ par mois, 7 500 $ par an, sur les erreurs seules.
Comparez cela au prix. Growth est à 250 $ par mois pour jusqu’à 100 commandes, ou 2 400 $ par an en paiement annuel, ce qui économise 20 pour cent. L’économie sur les erreurs le couvre à elle seule environ trois fois, avant d’avoir compté une seule heure récupérée. C’est pour cela que le taux d’erreur ouvre cette page et pas les minutes. Les heures sont le chiffre qu’on cite en réunion. Les erreurs sont le chiffre qui apparaît dans les comptes.
Refaites maintenant le calcul à dix commandes par mois. Dix commandes à six minutes font une heure par mois, et automatiser une heure par mois n’est pas un argument économique. L’espérance d’erreur est de 3% de 120 commandes par an, soit environ quatre commandes erronées, contre environ une au taux assisté. Un écart d’environ 750 $ par an : de l’argent réel, mais une espérance statistique plutôt qu’une ligne comptable. Vous pouvez passer une année complète sans erreur coûteuse, la personne qui saisit dix commandes connaît assez bien ces comptes pour faire mieux que la moyenne, et l’heure récupérée n’a nulle part d’utile où aller. Continuez à la main.
Un autre chiffre tracé mérite d’être en vue. Chez un opérateur affecté à un seul client à fort volume, huit heures de saisie par jour sont passées à 40 minutes.
Trois curseurs : votre volume de commandes, vos minutes par commande et votre coût horaire chargé. Les ratios sont les nôtres et sont tracés, les données d’entrée sont les vôtres, et rien n’est envoyé nulle part.
Économies annuelles estimées
21 000 $ US
LevelOps, par an
≈ 4 800 $ US
Sur devis au-delà de 100 commandes par mois, estimé au tarif annuel Growth
Retour sur investissement
4.4x
Gain net, par an: 16 200 $ US
Rien n’est envoyé nulle part. Le calcul tourne dans votre navigateur.
Sur la base de 6 minutes ramenées à environ 1 minute par commande, et d’un taux d’erreur de 3% à la main contre 0,5% avec un humain qui valide chaque brouillon. Une commande erronée coûte environ 250 $ à corriger. Vos chiffres, nos ratios mesurés.
Si le résultat dit que la saisie manuelle vous revient moins cher, c’est la bonne réponse et il faut la suivre. Revenez quand le volume changera.
Sous une quinzaine de commandes documentaires par mois, continuez à la main. Sans détour. Le forfait payant le moins cher coûte plus que le temps qu’il fait gagner, l’économie sur les erreurs est trop irrégulière pour être budgétée, et vous ajouteriez une étape à un processus qui ne casse pas. Pour le vérifier plutôt que nous croire, le forfait Free couvre vos 5 premières commandes réussies, sans expiration. Pas cinq échantillons bien rangés : cinq de vos vrais bons de commande les plus mal formatés. Chronométrez-les d’abord à la main, puis faites-les passer et chronométrez la revue.
Entre 15 et 100 par mois, tout dépend. De votre coût horaire chargé, de la longueur réelle de vos commandes, du prix d’une caisse mal expédiée dans votre secteur, et de l’état de vos jours de pointe. Un grossiste à 40 commandes par mois avec des commandes de cent lignes n’a pas du tout la même réponse qu’un autre à 90 commandes courtes.
Au-delà de 100 par mois, ce n’est plus un jugement. Dix heures de saisie deviennent un jour par semaine, puis deux, et la ligne des erreurs devient un montant que la finance reconnaîtrait si quelqu’un l’imputait à la saisie de commandes. Le choix n’est plus manuel contre automatisé, c’est automatisé contre une embauche de plus.
À volume croissant, la vraie comparaison n’est pas le manuel contre le logiciel. C’est le manuel, le manuel plus une paire de mains, et la réception automatisée avec une validation humaine.
| Saisie manuelle | Saisie manuelle plus une embauche | LevelOps | |
|---|---|---|---|
| Temps de mise en place | Aucun | Des semaines pour recruter, des mois pour être productif | Moins d’une heure, plus 2 à 5 minutes de synchronisation catalogue |
| Forme du coût | Main-d’œuvre seulement, monte avec le volume | Un second salaire, permanent | Gratuit pour vos 5 premières commandes, puis 50 $ une fois ou de 100 $ à 250 $ par mois selon le volume |
| Gère les formats non standards | Oui, une personne lit tout | Oui, une personne lit tout | Oui, sans template et sans mappage de champs |
| Demande un changement au client | No | No | No |
| Revue humaine avant création de la commande | La personne est la revue | La personne est la revue | Oui, toujours, une commande provisoire à valider |
| Rapproche les lignes de votre catalogue Shopify | À la main, de mémoire ou avec une table de correspondance | À la main, moins fiable pendant l’apprentissage | SKU exact, puis rapprochement sémantique, plus les codes acheteurs appris |
| Applique vos listes de prix B2B Shopify | Si la personne pense à vérifier | Souvent oublié les premiers mois | Toujours, le document ne fixe jamais le prix |
| Crée des commandes provisoires Shopify natives | Oui, tapées à la main | Oui, tapées à la main | Oui, avec le fichier source attaché |
| Trace de ce que disait le document | L’e-mail, si personne ne le supprime | L’e-mail, si personne ne le supprime | Fichier source attaché au brouillon |
| Maintenance continue | Aucune techniquement, mais le travail ne s’arrête jamais | Encadrement, formation et remplacement | Gérée par l’éditeur |
| Pour qui cela échoue | Au-delà d’une quinzaine de commandes documentaires par mois | Un volume saisonnier plutôt qu’en croissance | Moins d’une quinzaine de commandes documentaires par mois |
| Meilleur cas d’usage | Faible volume et commandes vraiment inhabituelles | Une croissance qui demande aussi plus de temps client | La majorité répétitive des bons de commande par e-mail |
Il existe des situations où une personne qui tape la commande est le bon choix, et aucun seuil de volume n’y change quoi que ce soit.
La commande vraiment inhabituelle. Un croquis à la main au verso d’une page. La photo d’une tablette avec trois articles encerclés. Une commande qui dit « deux des bleus, comme en mars mais dans la grande caisse, et appelle-moi pour le reste ». Celles-là arrivent avec un appel téléphonique et exigent la personne qui a pris l’appel. Rien dans cette catégorie ne lit une intention, et prétendre le contraire est la façon la plus rapide de perdre toute crédibilité en première semaine.
Le jugement sur les substitutions. Un SKU discontinué sur une ligne, et la variante la plus proche est un autre format à un autre prix. Substituer, scinder l’expédition, retenir la commande, ou appeler l’acheteur. C’est une décision commerciale avec une relation attachée, et la personne qui sait si cet acheteur préfère attendre tranche correctement. Un système qui signale la ligne est utile. Un système qui décide ne l’est pas.
La quantité qu’il faut questionner. Une commande arrive pour dix fois le volume habituel : une promotion, une erreur de frappe chez l’acheteur, ou une nouvelle succursale. Un opérateur s’arrête parce qu’il se souvient de ce qui est normal pour ce compte. C’est la chose la plus utile qu’un humain fait dans la saisie de commandes, et elle n’a rien à voir avec la vitesse de frappe.
Le travail de relation qui n’arrive que parce que quelqu’un regarde. Remarquer qu’un compte commande la moitié de son volume habituel depuis trois mois, qu’un acheteur commande sans cesse une taille qui revient toujours en retour, ou qu’un nouveau nom apparaît sur le bon de commande. Les premières commandes d’un nouveau compte méritent la même attention, parce que c’est là qu’on apprend son format et ses codes.
Et le vraiment faible volume. Une poignée de commandes documentaires par mois, c’est le travail d’une personne, pas d’un logiciel. C’est le même calcul que partout ailleurs sur cette page, fait à un volume où il penche dans l’autre sens.
Aucun de ces coûts n’arrive sous forme de facture, et c’est pourquoi la décision se révise en général après un incident plutôt qu’après une analyse.
Le volume moyen n’est pas le problème. Le lundi qui suit un salon l’est, quand la file d’une journée normale arrive avant midi. La saisie manuelle n’a aucune élasticité, donc les pointes deviennent des heures supplémentaires, des expéditions en retard, ou les deux.
La personne la plus rapide en saisie est celle qui sait quel code acheteur désigne quelle variante, et rien n’est écrit. Quand elle prend deux semaines de congé, la file ne ralentit pas seulement, elle devient moins juste.
Quand un client contexte une ligne trois semaines plus tard, la preuve est une pièce jointe quelque part dans une boîte partagée, si elle n’a pas été supprimée. Rien ne relie la commande au document dont elle vient.
Personne n’entre chez un grossiste pour retaper des bons de commande. La part répétitive du poste est celle que les gens citent en démissionnant, et remplacer un représentant expérimenté coûte bien plus que la saisie.
Un pic saisonnier ou un gros nouveau compte arrive comme une marche dans les heures de saisie. Les heures supplémentaires sont limitées et une embauche est permanente, donc aucune des deux n’épouse la forme du problème.
Contrôler chaque ligne contre la liste de prix est la bonne procédure, et personne ne le fait à volume, parce que la file est visible et le risque non. Le taux d’erreur de 3% est de la pression, pas de la négligence.
La même anatomie en huit étapes, avec sept d’entre elles faites avant qu’une personne ouvre le dossier. Reste la revue, la partie où l’attention humaine vaut vraiment quelque chose.
Votre client continue d’envoyer le même document, dans le même format, à la même adresse, et vous ajoutez une règle de transfert sur votre boîte partagée. PDF, Word, Excel, CSV, TXT, HTML ou corps d’e-mail, plus les scans et les photos avec notes manuscrites.
Lignes d’articles, quantités, formats d’emballage, codes articles de l’acheteur, numéro de bon de commande, adresse de livraison et dates demandées sortent du document. Un nouveau format ne demande aucune configuration préalable.
Recherche SKU exacte d’abord, puis rapprochement sémantique depuis la description et le format quand il n’y a pas de code. Confirmez une fois ce que signifie le code d’un acheteur et l’association est retenue pour cet expéditeur. Les lignes peu sûres sont signalées plutôt que devinées.
Le prix du produit, ou la liste de prix B2B rattachée à l’entreprise identifiée, fixe le prix de la ligne. Un prix imprimé sur le document de l’acheteur est remonté comme un désaccord pour une personne, jamais appliqué en silence.
Le résultat est une commande provisoire Shopify native avec le fichier source attaché, en attente de validation. Rien ne devient une commande avant que quelqu’un le dise, et c’est pourquoi le taux d’erreur mesuré est de 0,5% et non zéro.
Sept étapes automatisées, une conservée. La personne qui valide le brouillon est celle qui le tapait, et le temps récupéré va aux exceptions et aux clients.
Une personne valide chaque commande provisoire. Ce n’est pas un argument de remplacement de personnel et il ne faut pas le lire ainsi. Un brouillon n’est pas une commande avant qu’une personne l’accepte. Le collègue qui traite la file aujourd’hui la valide demain, avec les lignes déjà rapprochées et tarifées. Ce qui change, c’est le nombre de commandes qu’une seule personne peut porter, et les heures récupérées vont aux exceptions, aux décisions de substitution et aux comptes que personne n’a appelés depuis longtemps.
Le taux d’erreur est de 0,5%, pas zéro. Les documents sont ambigus et les acheteurs se trompent de leur côté, donc tout système qui promet la perfection décrit une démo et non un mardi ordinaire. Ce que 0,5% contre 3% achète, c’est six fois moins de mauvaises commandes qui atteignent un client, avec le dernier mot chez quelqu’un qui peut décrocher le téléphone.
La transition est une règle de transfert, pas un projet. Commencez par les deux comptes dont les documents font le plus soupirer votre équipe, parce que c’est là que l’écart est le plus grand. Continuez à saisir tout le reste pendant que vous observez, élargissez compte par compte à mesure que le rapprochement apprend les codes de chaque expéditeur, et arrêtez là où le calcul cesse de tenir. Presque toutes les équipes qui automatisent la réception gardent volontairement une voie manuelle, pour la commande inhabituelle et le nouveau compte.
Un gain de temps absolu. Nous saisissions manuellement nos commandes B2B dans Shopify depuis 6 ans et je suis convaincu que j’aurais 3 ans d’avance si j’avais trouvé cette app plus tôt. Elle lit littéralement mon PDF et téléverse une commande de plus de 100 articles en moins de 4 minutes. Cela nous a rendus 10 fois plus efficaces.
Levelops est vraiment l’app que nous attendions. Notre plus grande difficulté était de saisir manuellement les commandes venant de bons de commande PDF externes. Levelops règle complètement ce cauchemar. L’app nous a épargné énormément de temps et de frustration.
Environ 60 % de nos commandes nous arrivent en PDF et autres types de fichiers joints à des courriels. Avant LevelOps, notre équipe passait un temps considérable à traiter les commandes à la main en déplaçant l’information de fichiers clients disparates vers Shopify.
La saisie manuelle est l’une des six façons de faire entrer une commande dans Shopify. Chaque page dit où l’alternative gagne réellement.
Pour les détaillants qui l’imposent, et rien d’autre.
Vos plus gros comptes ne se connecteront pas.
Un template par expéditeur, ou aucun template.
Gardez SPS pour les détaillants qui l’imposent.
Un portail et une passerelle EDI. Où chacun gagne.
Un OMS gère les commandes. La réception les fait entrer.
La catégorie, et quoi regarder au-delà de l’extraction.
Entre la pièce jointe qui arrive et la commande qui existe.
La grille complète, et le calculateur sur votre volume.
Chronométrez cinq vrais bons de commande à la main, ceux que votre équipe redoute. Puis faites passer les mêmes cinq et chronométrez la revue. Cinq commandes suffisent à savoir, et c’est le seul test qui utilise vos documents plutôt que notre calcul.
Vos 5 premières commandes réussies sont gratuites et sans expiration. Si votre volume est sous une quinzaine de commandes documentaires par mois, nous vous dirons de continuer à la main.
FAQ
Sous une quinzaine de commandes documentaires par mois, continuez à la main. Une personne revient moins cher et fait mieux à ce volume. Entre 15 et 100, cela dépend de votre coût horaire chargé. Au-delà de 100 par mois, ce n’est plus serré du tout.
Environ six minutes pour un bon de commande normal, et c’est le chiffre auquel nous nous comparons. Ce n’est pas une tâche mais huit, de l’ouverture de la pièce jointe à la résolution de la ligne bizarre. Les longues commandes prennent bien plus.
Environ 3% à la main contre 0,5% avec PDF to Order, soit 6x moins, et une personne valide chaque brouillon. Nous ne promettons jamais zéro erreur, parce qu’un système qui promet la perfection perd votre confiance au premier écart.
Environ 250 $ à corriger, en moyenne, entre la préparation, le transport dans les deux sens, la note de crédit et les excuses. C’est la ligne que personne ne compte, et à volume réel elle dépasse l’économie de main-d’œuvre.
Non, et ce n’est pas vendu comme tel. Une personne valide chaque commande provisoire avant qu’elle existe comme commande. Celle qui saisit aujourd’hui valide demain. Ce qui change, c’est le nombre de commandes qu’une seule personne peut porter.
Oui. Le forfait Free couvre vos 5 premières commandes réussies, sans expiration. Faites passer cinq de vos bons de commande réels les plus mal formatés et comparez avec ce que ces cinq-là vous coûtent à la main.
Gardez-les manuelles. Une commande avec un croquis à la main, un appel téléphonique et une décision de substitution appartient à la personne qui connaît le compte. L’automatisation gagne sa place sur la majorité répétitive.
Utilisez votre chiffre. Six minutes est notre moyenne mesurée et des opérateurs expérimentés font mieux sur les comptes familiers. Chronométrez dix vraies commandes, y compris celles de cent lignes, et prenez cette moyenne.
