01Le défi
Six commandes sur dix arrivaient sous forme de fichiers à retaper dans Shopify.
Scrub Authority est un acteur B2B américain qui vend des vêtements et uniformes de santé à l’échelle Shopify Plus. Environ 60% de ses commandes arrivent en PDF et autres types de fichiers joints à des e-mails, et chaque compte acheteur apporte son propre format, son propre gabarit et ses propres conventions de nommage de SKU.
Le mot employé par l’équipe elle-même, dans son avis public, était « pénible ». Il décrit exactement la situation. Le travail n’était pas techniquement difficile. Il était répétitif, constant, et il consommait des heures d’équipe qui s’accumulent sans qu’on les voie, avec un risque d’erreur humaine qui monte à chaque ligne retapée.
Environ 60% de nos commandes nous arrivent en PDF et autres types de fichiers joints à des e-mails. Avant LevelOps, notre équipe passait un temps considérable à traiter les commandes à la main, en déplaçant l’information de fichiers clients disparates vers Shopify. Ce processus était sous-optimal, tant par le temps requis que par le risque accru d’erreur humaine.Directeur des opérations, Scrub Authority
- Environ 60% des commandes arrivent en PDF et formats de fichiers disparates joints à des e-mails
- Temps d’équipe considérable passé à déplacer les données des fichiers clients vers Shopify à la main
- Risque d’erreur humaine sur chaque commande saisie manuellement
- Travail de saisie répétitif et « pénible » à l’échelle Shopify Plus
02La solution
Ils ont envisagé de le développer eux-mêmes. La démo a tranché.
Quand la saisie manuelle a cessé d’être une réponse durable, l’équipe a fait ce que font les opérateurs d’envergure : une véritable évaluation. Le responsable TI et opérations a mené le processus à travers les options de l’App Store Shopify, et développer leur propre logiciel à l’interne était aussi sur la table.
La suite comptait autant que la décision. L’équipe LevelOps a mené une intégration structurée de quatre semaines en partenariat direct avec l’équipe des opérations, en ajustant l’outil aux formats de BC, aux particularités de catalogue et aux attentes de flux propres à Scrub Authority.
L’avis public de l’équipe résume les deux moitiés de cette période : l’intégration a été « très professionnelle », et la « volonté et la capacité d’amélioration » de l’équipe LevelOps sur ces quatre semaines ont été « impressionnantes ».
Nous avons envisagé plusieurs options avant de choisir LevelOps, dont développer notre propre logiciel et évaluer d’autres outils existants. Nous avons choisi LevelOps parce que leur démo montrait clairement qu’ils avaient déjà fait le travail difficile : lire et transmettre les données de fichiers disparates vers Shopify. Aucun autre outil évalué ne nous a donné cette confiance. Ils nous ont convaincus qu’ils pouvaient gérer notre cas précis.Directeur des opérations, Scrub Authority
- Évaluation du développement interne et de tous les outils comparables de l’App Store
- Emporté sur la démo : extraction prouvée sur de vrais bons de commande de Scrub Authority
- Choisi plutôt que le développement interne, sur preuve et non sur promesse
- Quatre semaines d’intégration structurée, ajustée à leurs formats, leur catalogue et leur flux
03Les résultats
Moins de 10% de saisie manuelle. Un quart du temps de traitement.
Trois mois plus tard, les chiffres sont ceux du directeur des opérations lui-même.
Les heures récupérées sont allées ailleurs, vers du travail complexe et à valeur plutôt que de la transcription. Et parce que plus de neuf commandes sur dix reçues par e-mail passent désormais sans que personne les retape, la surface d’erreur a diminué avec la charge. La formule de leur avis public tient : PDF to Order « nous aide concrètement à devenir une entreprise plus efficace en automatisant des tâches pénibles ».
Le résultat stratégique est plus large. Scrub Authority prouve que PDF to Order n’est pas seulement un outil pour petites entreprises. Le même produit qui aide une marque de biens de consommation de 20 personnes à automatiser ses BC par e-mail remporte aussi une évaluation structurée dans une entreprise B2B Shopify Plus.
Après trois mois d’utilisation de LevelOps, le pourcentage de commandes PDF par e-mail nécessitant une saisie manuelle est passé sous les 10%, contre 60% avant l’adoption de l’outil. Comme les commandes traitées par LevelOps demandent le quart du temps d’une commande entièrement manuelle, notre équipe a récupéré un temps considérable, désormais consacré à des tâches plus complexes et à plus forte valeur.Directeur des opérations, Scrub Authority
- Saisie manuelle des commandes PDF par e-mail passée de 60% à moins de 10% en trois mois
- Commandes traitées par LevelOps en un quart du temps d’une saisie entièrement manuelle
- 90%+ des commandes par e-mail arrivent sans retranscription, réduisant la surface d’erreur humaine
- Heures d’équipe redirigées vers des tâches plus complexes et à plus forte valeur
